Contexte

La TCAT est l’opérateur de mobilités de Troyes Champagne Métropole. Elle assure l’exploitation des transports publics et accompagne la collectivité dans la mise en œuvre de sa politique des déplacements.

La TCAT intervient au quotidien pour organiser les services de mobilité, informer les voyageurs et assurer le bon fonctionnement des dispositifs de transport destinés aux habitants du territoire.

Votre mission

Dans le cadre de ce contrat, vous participerez aux différentes tâches administratives du service Secrétariat.

Accueil et permanence téléphonique

• Assurer la permanence téléphonique au standard
• Accueillir et orienter les visiteurs et salariés de la TCAT
• Assurer la continuité du secrétariat lors des absences de l’assistante administrative
• Gérer les boîtes mail (accuser réception, transmission aux services concernés, classement)

Gestion du courrier

• Récupérer le courrier à La Poste et le répartir dans les différents services
• Assurer le traitement du courrier sortant

Traitement des réclamations

• Réceptionner, enregistrer les réclamations, les transmettre au service concerné et assurer le suivi
• Rédiger les réponses à partir des éléments transmis par le service

Traitement des réclamations

• Rédiger et mettre en forme différents documents à la demande des services : courriers, notes de service, comptes rendus, affiches, etc.
• Établir et transmettre les convocations pour évènements internes
• Participer au suivi des stocks et assurer leur réassort (rédaction de bons de commande, achats en magasin)
• Préparer les salles de réunion et assurer leur remise en ordre après utilisation
• Réaliser toute autre tâche relevant du domaine de compétence du poste, confiée par l’Assistante de Direction

Relations avec les collectivités et déplacements ponctuels

• Assurer ponctuellement le portage de documents auprès des collectivités

Compétences et qualités requises

• Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Outlook, etc.)
• Sens de la relation humaine et de la communication : discret(e), sens du contact et du travail en équipe, discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
• Sérieux(se), organisé(e), dynamique, rigoureux(se)
• Qualités rédactionnelles
• Avoir une posture assertive
• Permis B requis